Chính sách đăng ký, nâng hạng, duy trì và thay đổi hạng gian hàng

1. Tổng quan

Hạng gian hàng là gói dịch vụ dành cho Chủ gian hàng, có thể bao gồm các nhóm như Basic, Nhà cung cấp, Xuất khẩu, Nhà máy/Xưởng và các hạng khác được VIVINA công bố từng thời kỳ. Tên hạng không phải là bảo đảm về doanh số, thứ hạng tìm kiếm hoặc mức độ hiển thị, trừ khi quyền lợi cụ thể được công bố rõ.

2. Thông tin phải công khai trước khi đăng ký

2.1. Thông tin hạng

VIVINA công khai tên hạng, đối tượng phù hợp, mục đích sử dụng, thời hạn và ngày hết hạn.

2.2. Chi phí

VIVINA công khai phí đăng ký, duy trì hoặc gia hạn; thuế; ký quỹ; phí giao dịch; chiết khấu và các khoản có thể phát sinh.

2.3. Quyền lợi

VIVINA công khai tính năng, hạn mức, công cụ hỗ trợ, quyền truyền thông hoặc hiển thị và điều kiện sử dụng.

2.4. Điều kiện

VIVINA công khai yêu cầu về hồ sơ pháp lý, ngành hàng, tiêu chuẩn vận hành, chỉ số duy trì và trường hợp bị hạn chế hoặc thu hồi hạng.

2.5. Thay đổi hạng

VIVINA công khai cách nâng hoặc hạ hạng, phí chênh lệch, ngày hiệu lực, gia hạn tự động, hủy yêu cầu và hoàn tiền.

Xác nhận của người dùng: Trước khi thu tiền hoặc kích hoạt, hệ thống phải cho phép Chủ gian hàng xem lại thông tin, tải hoặc lưu chính sách và chủ động xác nhận đồng ý.

3. Điều kiện đăng ký và nâng hạng

• Tài khoản đã xác thực danh tính hoặc pháp nhân, thông tin liên hệ và thông tin thanh toán.
• Hồ sơ pháp lý, giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành và thông tin hàng hóa, dịch vụ còn hiệu lực, phù hợp với hạng đăng ký.
• Không đang bị khóa do vi phạm nghiêm trọng; đã hoàn thành hoặc có phương án xử lý công nợ, khiếu nại và nghĩa vụ tồn đọng.
• Đáp ứng tiêu chí riêng của từng hạng được hiển thị trong Trung tâm Hạng gian hàng.
• Hoàn thành khoản phí hoặc ký quỹ sau khi hồ sơ được tiếp nhận theo quy trình hiển thị trên hệ thống.

4. Quy trình xét duyệt

Bước 1. Chọn hạng và gửi hồ sơ

Chủ gian hàng chọn hạng, xem quyền lợi và chi phí, gửi hồ sơ và xác nhận chính sách.

Thời hạn dự kiến: Thực hiện trên ứng dụng hoặc website.

Bước 2. Kiểm tra tính đầy đủ

VIVINA xác nhận tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ.

Thời hạn dự kiến: Trong 01 ngày làm việc.

Bước 3. Thẩm định

VIVINA thẩm định hồ sơ, điều kiện vận hành và yêu cầu bổ sung nếu cần.

Thời hạn dự kiến: Trong 03 ngày làm việc kể từ khi đủ hồ sơ.

Bước 4. Xác minh chuyên ngành hoặc bên thứ ba

VIVINA thực hiện xác minh bổ sung đối với trường hợp cần kiểm tra chuyên ngành hoặc dữ liệu của bên thứ ba.

Thời hạn dự kiến: Tối đa 07 ngày làm việc và có thông báo tiến độ.

Bước 5. Thông báo kết quả

Hệ thống thông báo phê duyệt hoặc từ chối, khoản phải thanh toán và thời điểm kích hoạt.

Thời hạn dự kiến: Ngay sau khi có kết quả.

5. Thời điểm kích hoạt và thời hạn quyền lợi

1. Hạng mới có hiệu lực từ thời điểm hệ thống thông báo “Kích hoạt thành công”, không mặc nhiên tính từ thời điểm tiền bị trừ nếu việc kích hoạt chưa hoàn tất.

2. Ngày bắt đầu, ngày hết hạn và các quyền lợi phải hiển thị trong tài khoản để Chủ gian hàng kiểm tra.

3. Nếu kích hoạt chậm do lỗi VIVINA, thời hạn hạng được điều chỉnh tương ứng hoặc Chủ gian hàng được hoàn tiền theo Mục 8.

4. Một số quyền lợi cần xác minh bổ sung hoặc cấu hình kỹ thuật có thể được kích hoạt theo từng giai đoạn nếu điều này đã được công khai trước khi thanh toán.

6. Nâng hạng giữa chu kỳ

Trừ khi màn hình đăng ký công bố phương án khác, giá trị còn lại của hạng hiện tại được xác định theo thời gian chưa sử dụng và được dùng để tính khoản chênh lệch khi nâng hạng.

Giá trị còn lại = Phí thực trả của hạng hiện tại × Số ngày chưa sử dụng / Tổng số ngày của chu kỳ hiện tại.
Số tiền cần thanh toán = Phí hạng mới - Giá trị còn lại - Ưu đãi hợp lệ.

6.1. Hệ thống phải hiển thị bảng tính chi tiết trước khi Chủ gian hàng xác nhận thanh toán.

6.2. Quyền lợi đã sử dụng, phí giao dịch đã phát sinh và ưu đãi tặng thêm không được quy đổi thành tiền, trừ khi chương trình công bố khác.

6.3. Ngày hết hạn của hạng mới được tính theo phương án hiển thị trước khi thanh toán: giữ nguyên chu kỳ cũ hoặc bắt đầu chu kỳ mới. VIVINA không thay đổi phương án sau khi giao dịch đã hoàn tất, trừ khi có lợi hơn cho Chủ gian hàng.

7. Gia hạn, hạ hạng và hết hạn

7.1. VIVINA thông báo trước tối thiểu 07 ngày về ngày hết hạn, khoản phí gia hạn và quyền lợi áp dụng cho chu kỳ tiếp theo.

7.2. Gia hạn tự động chỉ được thực hiện khi Chủ gian hàng chủ động bật chức năng. Hệ thống phải hiển thị số tiền, thời điểm trừ và cách tắt gia hạn.

7.3. Yêu cầu hạ hạng thông thường có hiệu lực khi kết thúc chu kỳ hiện tại để bảo toàn quyền lợi đã thanh toán, trừ khi Chủ gian hàng chọn hạ ngay và chấp nhận phương án xử lý giá trị còn lại được hiển thị.

7.4. VIVINA chỉ hạ hoặc thu hồi hạng do không đáp ứng điều kiện duy trì sau khi thông báo lý do và cho thời hạn khắc phục tối thiểu 05 ngày làm việc, trừ vi phạm nghiêm trọng hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

8. Hoàn tiền và xử lý giao dịch không thành công

8.1. Nếu hồ sơ bị từ chối sau khi VIVINA đã thu phí hoặc ký quỹ cho yêu cầu đó, khoản chưa phát sinh dịch vụ được hoàn đầy đủ, trừ phí thẩm định không hoàn lại đã được công khai rõ và được xác nhận trước.

8.2. Nếu tiền bị trừ nhưng hạng không được kích hoạt do lỗi VIVINA, VIVINA kích hoạt đúng hạng hoặc hoàn toàn bộ khoản đã thu trong không quá 05 ngày làm việc sau khi xác minh.

8.3. Giao dịch thu trùng phải được tự động phát hiện, đối soát và hoàn trả. Chủ gian hàng không phải gửi nhiều yêu cầu cho cùng một giao dịch trùng.

8.4. Sau khi hạng đã được kích hoạt và quyền lợi đã cung cấp, phí dịch vụ không mặc nhiên được hoàn do Chủ gian hàng thay đổi nhu cầu. Ngoại lệ áp dụng khi VIVINA thu sai, không cung cấp được quyền lợi cốt lõi hoặc chính sách tại thời điểm đăng ký quy định khác.

9. Thay đổi phí, tiêu chí và quyền lợi

9.1. Mọi thay đổi bất lợi về phí, quyền lợi hoặc điều kiện duy trì được thông báo trước tối thiểu 15 ngày.

9.2. Thay đổi không áp dụng hồi tố để cắt giảm phần quyền lợi đã thanh toán trong chu kỳ hiện tại, trừ khi pháp luật yêu cầu hoặc cần xử lý vi phạm, rủi ro đã được quy định trước.

9.3. Chủ gian hàng không đồng ý với thay đổi có thể tắt gia hạn, chuyển hạng hoặc chấm dứt dịch vụ theo quy trình công khai.

10. Trách nhiệm của Chủ gian hàng

• Cung cấp thông tin và hồ sơ chính xác, còn hiệu lực; cập nhật khi có thay đổi.
• Không sử dụng huy hiệu, tên hạng hoặc quyền lợi để đưa ra tuyên bố sai lệch về sự bảo đảm của VIVINA đối với hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Duy trì điều kiện vận hành, chất lượng hàng hóa, dịch vụ khách hàng và tuân thủ các chính sách liên quan.
• Kiểm tra ngày hết hạn, trạng thái gia hạn và lịch sử thanh toán trong tài khoản.

11. Khiếu nại kết quả xét duyệt hoặc quyền lợi

Chủ gian hàng có quyền khiếu nại về điều kiện, kết quả xét duyệt, phí, thời hạn, quyền lợi, việc hạ hạng hoặc lỗi kích hoạt. Trong thời gian khiếu nại, VIVINA không cắt quyền lợi đã thanh toán nếu chưa có căn cứ vi phạm hoặc rủi ro cần ngăn chặn ngay. Kết quả phải nêu căn cứ và phương án kích hoạt, gia hạn, hoàn tiền hoặc điều chỉnh.

12. Câu hỏi thường gặp

12.1. Thanh toán xong thì hạng có hiệu lực ngay không?

Hạng chỉ có hiệu lực khi hệ thống thông báo kích hoạt thành công. Nếu tiền đã bị trừ nhưng chưa kích hoạt, VIVINA phải xử lý kích hoạt hoặc hoàn tiền theo Mục 8.

12.2. Nâng hạng giữa kỳ được tính tiền thế nào?

Hệ thống hiển thị giá trị còn lại của hạng hiện tại, phí hạng mới và khoản chênh lệch trước khi Chủ gian hàng xác nhận. Công thức tham chiếu tại Mục 6 được áp dụng nếu màn hình không công bố phương án khác.

12.3. VIVINA có thể tự động gia hạn không?

Chỉ khi Chủ gian hàng đã chủ động bật gia hạn tự động. Chủ gian hàng phải có khả năng tắt chức năng này trước thời điểm trừ tiền.

12.4. Được nâng hạng có đồng nghĩa chắc chắn tăng doanh số không?

Không. Hạng gian hàng cung cấp tính năng và quyền lợi được công bố; không bảo đảm doanh số, thứ hạng tìm kiếm hoặc kết quả kinh doanh nếu không có cam kết cụ thể bằng văn bản.

13. Chính sách liên quan

• Chính sách xử lý sự cố hệ thống và bảo vệ quyền lợi Chủ gian hàng.
• Chính sách ký quỹ, đối soát và hoàn trả tiền ký quỹ.
• Điều khoản dịch vụ dành cho Chủ gian hàng VIVINA.

14. Cập nhật, hiệu lực và kênh hỗ trợ

VIVINA có thể cập nhật Chính sách này để phù hợp với thay đổi của pháp luật, mô hình vận hành hoặc tính năng hệ thống. Thay đổi ảnh hưởng bất lợi đến phí, quyền lợi hoặc điều kiện sử dụng sẽ được thông báo trước tối thiểu 15 ngày, trừ trường hợp phải áp dụng sớm hơn theo yêu cầu pháp luật, cơ quan có thẩm quyền hoặc để bảo vệ an toàn hệ thống và người dùng.

Chính sách này là một phần của Điều khoản dịch vụ dành cho Chủ gian hàng và được áp dụng cùng Hợp đồng, Phụ lục, biểu phí và các chính sách liên quan đã được VIVINA công khai. Trường hợp có khác biệt, thứ tự ưu tiên được xác định theo thỏa thuận hợp lệ giữa các bên và pháp luật Việt Nam.

Kênh hỗ trợ: Chủ gian hàng gửi yêu cầu qua Trung tâm Trợ giúp/Khiếu nại trên ứng dụng hoặc website VIVINA. Email, hotline và thời gian phục vụ được công bố tại mục Liên hệ chính thức của VIVINA.

Phiên bản 1.0 — Cập nhật ngày 24/07/2026 — Ban hành cấu trúc chính sách công khai lần đầu; chuẩn hóa phạm vi, quy trình, thời hạn và cơ chế khiếu nại.