Chính sách tạm ngừng và chấm dứt hoạt động gian hàng

Chính sách này quy định quyền, điều kiện và quy trình tạm ngừng hoặc đóng gian hàng; cách xử lý đơn hàng, khiếu nại, công nợ, dữ liệu và quyền kháng nghị của Chủ gian hàng.

1. Tổng quan

Chủ gian hàng có quyền chủ động tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động bán hàng trên VIVINA. Việc ngừng hoạt động không làm mất quyền nhận doanh thu hợp lệ, quyền hoàn tiền ký quỹ đủ điều kiện hoặc quyền khiếu nại; đồng thời không xóa bỏ nghĩa vụ đã phát sinh với khách hàng, VIVINA và bên liên quan.

2. Phân biệt các trạng thái gian hàng

2.1. Tạm ngừng theo yêu cầu

Chủ gian hàng tạm dừng nhận giao dịch mới trong một khoảng thời gian. Tài khoản và dữ liệu được giữ; các nghĩa vụ đã phát sinh vẫn phải được xử lý.

2.2. Đang xử lý yêu cầu đóng

VIVINA đã tiếp nhận yêu cầu chấm dứt nhưng còn bước thông báo, đối soát hoặc nghĩa vụ tồn đọng. Gian hàng không hoặc bị hạn chế nhận đơn mới, nhưng Chủ gian hàng vẫn được truy cập các phần cần thiết để xử lý tồn đọng.

2.3. Đã đóng

Hoạt động bán hàng đã chấm dứt và trạng thái được hệ thống xác nhận. Gian hàng không nhận đơn mới; doanh thu và tiền ký quỹ được thanh toán hoặc hoàn trả theo kết quả đối soát.

2.4. Tạm ngừng do vi phạm hoặc rủi ro

VIVINA áp dụng biện pháp bảo vệ khách hàng, hệ thống hoặc thực hiện yêu cầu pháp luật. Tính năng bị hạn chế theo phạm vi cần thiết; Chủ gian hàng được thông báo và có quyền giải trình.

3. Tạm ngừng theo yêu cầu của Chủ gian hàng

1. Chủ gian hàng gửi yêu cầu tại Trung tâm quản lý gian hàng hoặc Trung tâm Trợ giúp, lựa chọn ngày bắt đầu và lý do tạm ngừng.

2. VIVINA xác nhận yêu cầu trong không quá 01 ngày làm việc. Từ thời điểm tạm ngừng có hiệu lực, gian hàng không tiếp nhận giao dịch mới, trừ đơn đã được tạo trước đó hoặc trường hợp được Chủ gian hàng chủ động bật lại.

3. Trong thời gian tạm ngừng, Chủ gian hàng vẫn phải xử lý đơn đang thực hiện, đổi trả, bảo hành, hoàn tiền, khiếu nại, hóa đơn, công nợ và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

4. Chủ gian hàng có thể yêu cầu mở lại khi tài khoản còn đáp ứng điều kiện hoạt động và đã hoàn thành các nghĩa vụ tồn đọng.

4. Chủ động chấm dứt hoặc đóng gian hàng

4.1. Chủ gian hàng gửi yêu cầu đóng gian hàng trước ít nhất 10 ngày so với ngày dự kiến chấm dứt, trừ khi VIVINA chấp thuận thời hạn khác hoặc pháp luật yêu cầu xử lý ngay.

4.2. Yêu cầu phải được thực hiện bởi chủ tài khoản hoặc người đại diện hợp pháp đã xác thực. VIVINA có thể yêu cầu xác minh bổ sung để phòng chống giả mạo.

4.3. Kể từ khi yêu cầu được tiếp nhận, hệ thống có thể chuyển gian hàng sang trạng thái “Đang xử lý yêu cầu đóng”, ngừng niêm yết mới hoặc ngừng nhận đơn mới vào thời điểm phù hợp với kế hoạch xử lý đơn tồn.

4.4. Chủ gian hàng được hủy yêu cầu trước thời điểm gian hàng chính thức đóng nếu không có quyết định xử lý vi phạm hoặc hạn chế khác đang có hiệu lực.

5. Điều kiện hoàn tất đóng gian hàng

Đã hoàn thành hoặc có phương án xử lý được VIVINA ghi nhận đối với toàn bộ đơn hàng đang thực hiện.
Đã giải quyết hoặc phối hợp giải quyết các yêu cầu đổi trả, bảo hành, hoàn tiền, khiếu nại và bồi thường phát sinh trước ngày đóng.
Đã hoàn tất đối soát doanh thu, phí dịch vụ, chiết khấu, phí vận chuyển, thuế, hóa đơn hoặc chứng từ và các khoản công nợ hợp lệ.
Đã xác minh tài khoản ngân hàng nhận thanh toán hoặc hoàn tiền ký quỹ.
Đã tải hoặc yêu cầu cung cấp dữ liệu cần thiết trước khi quyền truy cập tài khoản bị giới hạn.

6. Quy trình đóng gian hàng

Bước 1. Gửi yêu cầu và xác thực

Chủ gian hàng gửi yêu cầu đóng gian hàng và xác thực chủ thể trực tiếp trên hệ thống.

Thời hạn dự kiến: Thực hiện ngay trên hệ thống.

Bước 2. Xác nhận tiếp nhận

VIVINA kiểm tra điều kiện và thông báo các nội dung Chủ gian hàng cần hoàn tất.

Thời hạn dự kiến: Trong 01 ngày làm việc.

Bước 3. Ngừng giao dịch mới và xử lý tồn đọng

Gian hàng ngừng nhận giao dịch mới theo thời điểm được thông báo; các bên tiếp tục xử lý đơn, khiếu nại và nghĩa vụ tồn đọng.

Thời hạn dự kiến: Trong thời gian báo trước tối thiểu 10 ngày.

Bước 4. Đối soát

VIVINA phát hành bảng đối soát; Chủ gian hàng xác nhận hoặc gửi khiếu nại.

Thời hạn dự kiến: Thực hiện theo Chính sách ký quỹ, đối soát và hoàn trả tiền ký quỹ.

Bước 5. Xác nhận đóng và thanh toán

Hệ thống xác nhận trạng thái “Đã đóng”; VIVINA thanh toán doanh thu và hoàn tiền ký quỹ đủ điều kiện.

Thời hạn dự kiến: Tổng thời gian đối chiếu và thanh toán không quá 30 ngày khi hồ sơ đầy đủ.

Hình thức xác nhận: Biên bản đối soát, xác nhận đóng gian hàng và chấp thuận kết quả có thể được thực hiện trên hệ thống, qua email, chữ ký điện tử hoặc văn bản giấy. Không bắt buộc ký bản giấy nếu pháp luật hoặc thỏa thuận giữa các bên không yêu cầu.

7. Tạm ngừng hoặc chấm dứt do VIVINA áp dụng

7.1. VIVINA có thể hạn chế, tạm ngừng hoặc chấm dứt gian hàng khi có căn cứ về vi phạm pháp luật, hàng giả hoặc hàng cấm, gian lận, rủi ro bảo mật, xâm phạm quyền lợi khách hàng, vi phạm nghiêm trọng Hợp đồng hoặc Chính sách, hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

7.2. Trừ trường hợp khẩn cấp, VIVINA thông báo lý do, phạm vi xử lý, thời điểm áp dụng và cho Chủ gian hàng tối thiểu 05 ngày làm việc để giải trình hoặc khắc phục.

7.3. Trong tình huống phải xử lý ngay để ngăn chặn thiệt hại, bảo vệ dữ liệu, phòng chống gian lận hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, VIVINA có thể áp dụng biện pháp trước và gửi thông báo trong vòng 24 giờ sau đó.

7.4. Biện pháp xử lý phải tương xứng với mức độ rủi ro. Khoản tiền bị tạm giữ chỉ giới hạn ở phần liên quan đến giao dịch hoặc nghĩa vụ đang xác minh, trừ khi có căn cứ pháp lý để áp dụng phạm vi rộng hơn.

7.5. Thông báo xử lý phải hướng dẫn cách gửi giải trình, bằng chứng, thời hạn kháng nghị và tình trạng khoản tiền, tài sản hoặc dữ liệu liên quan.

8. Trách nhiệm đối với thiệt hại và nghĩa vụ tồn đọng

Bên có lỗi chịu trách nhiệm đối với thiệt hại trực tiếp, thực tế, hợp lý và có chứng từ theo Hợp đồng và pháp luật. Chủ gian hàng không phải chịu trách nhiệm đối với phần chậm trễ hoặc sai lệch được xác định trực tiếp do lỗi hệ thống VIVINA. VIVINA cũng không chịu trách nhiệm cho lỗi thuộc Chủ gian hàng hoặc bên thứ ba ngoài phạm vi kiểm soát hợp lý, nhưng phải phối hợp xác minh khi có liên quan.

9. Quyền truy cập và dữ liệu sau khi đóng

9.1. Sau khi đóng gian hàng, VIVINA duy trì quyền truy cập ở mức cần thiết để Chủ gian hàng xem hoặc tải hợp đồng, sao kê, hóa đơn, lịch sử đơn và kết quả xử lý khiếu nại theo thời hạn lưu trữ pháp luật và chính sách dữ liệu của VIVINA.

9.2. Dữ liệu có thể bị hạn chế hoặc không được cung cấp nếu việc truy cập gây rủi ro bảo mật, xâm phạm dữ liệu của người khác hoặc bị cơ quan có thẩm quyền hạn chế.

10. Mở lại gian hàng

10.1. Gian hàng tạm ngừng theo yêu cầu được mở lại khi Chủ gian hàng xác minh tài khoản và đã hoàn thành nghĩa vụ tồn đọng.

10.2. Gian hàng tạm ngừng do vi phạm chỉ được mở lại sau khi khắc phục, cung cấp đủ tài liệu và được VIVINA xác nhận.

10.3. VIVINA thông báo kết quả mở lại hoặc lý do từ chối trong không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

11. Khiếu nại và kháng nghị

Chủ gian hàng có quyền yêu cầu xem xét lại quyết định hạn chế, tạm ngừng hoặc chấm dứt. Yêu cầu phải nêu mã gian hàng, quyết định bị khiếu nại, lý do, tài liệu chứng minh và phương án đề nghị. Trong thời gian xem xét, biện pháp cần thiết để bảo vệ khách hàng, dữ liệu hoặc tuân thủ pháp luật vẫn có thể được duy trì.

12. Câu hỏi thường gặp

12.1. Đóng gian hàng có làm mất tiền doanh thu và tiền ký quỹ không?

Không. Doanh thu hợp lệ và tiền ký quỹ đủ điều kiện vẫn được đối soát, thanh toán hoặc hoàn trả. Các khoản có tranh chấp hoặc nghĩa vụ chưa hoàn tất có thể được tạm giữ trong phạm vi cần thiết.

12.2. Tôi có phải ký biên bản giấy mới được đóng gian hàng không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Xác nhận trên hệ thống, email hoặc chữ ký điện tử có thể được sử dụng nếu đáp ứng yêu cầu xác thực và lưu trữ.

12.3. VIVINA có thể đóng gian hàng ngay không báo trước không?

Chỉ trong trường hợp khẩn cấp, có rủi ro nghiêm trọng, có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc cần ngăn chặn thiệt hại. VIVINA phải gửi thông báo và hướng dẫn kháng nghị trong thời hạn quy định.

12.4. Sau khi đóng tôi có xem lại sao kê được không?

Có, trong phạm vi dữ liệu được lưu giữ và quyền truy cập được VIVINA duy trì theo pháp luật, chính sách dữ liệu và yêu cầu bảo mật.

13. Chính sách liên quan

Chính sách ký quỹ, đối soát và hoàn trả tiền ký quỹ.
Chính sách xử lý sự cố hệ thống và bảo vệ quyền lợi Chủ gian hàng.
Quy trình giải quyết khiếu nại và kháng nghị.

14. Cập nhật, hiệu lực và kênh hỗ trợ

VIVINA có thể cập nhật Chính sách này để phù hợp với thay đổi của pháp luật, mô hình vận hành hoặc tính năng hệ thống. Thay đổi ảnh hưởng bất lợi đến phí, quyền lợi hoặc điều kiện sử dụng sẽ được thông báo trước tối thiểu 15 ngày, trừ trường hợp phải áp dụng sớm hơn theo yêu cầu pháp luật, cơ quan có thẩm quyền hoặc để bảo vệ an toàn hệ thống và người dùng.

Chính sách này là một phần của Điều khoản dịch vụ dành cho Chủ gian hàng và được áp dụng cùng Hợp đồng, Phụ lục, biểu phí và các chính sách liên quan đã được VIVINA công khai. Trường hợp có khác biệt, thứ tự ưu tiên được xác định theo thỏa thuận hợp lệ giữa các bên và pháp luật Việt Nam.

Kênh hỗ trợ: Chủ gian hàng gửi yêu cầu qua Trung tâm Trợ giúp/Khiếu nại trên ứng dụng hoặc website VIVINA. Email, hotline và thời gian phục vụ được công bố tại mục Liên hệ chính thức của VIVINA.

Phiên bản 1.0 — Cập nhật ngày 24/07/2026 — Ban hành cấu trúc chính sách công khai lần đầu; chuẩn hóa phạm vi, quy trình, thời hạn và cơ chế khiếu nại.